Pensando nisso, surgiu a terceirização, também conhecida como outsourcing, que consiste na contratação de terceiros para a execução de serviços especializados que não são realizados em uma empresa.
Inclusive, essa é uma tendência que cresce cada vez mais e que gera uma série de pontos positivos para os empresários.
Portanto, nesse artigo vamos te explicar tudo a respeito do outsourcing e ainda te mostraremos se vale a pena investir nesse método para as suas impressões. Continue lendo para saber mais!
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O que é o outsourcing
Quem trabalha com gestão de empresas, com certeza já ouviu falar sobre terceirização, mas provavelmente não conheça o termo outsourcing.
De origem inglesa, “out” significa fora ou de fora e “source” quer dizer fonte. Sendo assim, outsourcing na tradução literal é fonte de fora, que é o mesmo que terceirização.
Deste modo, essa prática consiste em contratar uma pessoa ou serviço especializado para executar determinadas atividades que não podem ou não são realizadas em uma empresa.
Esse tipo de contratação muitas vezes é feito visando maiores lucros e otimização de processos e está se expandindo para inúmeras áreas, inclusive a de impressão.
No entanto, é preciso entender que o outsourcing não é recomendado para serviços que são a base da empresa.
Logo, um negócio na área de contabilidade não deve investir na terceirização desse tipo de serviço, mas pode aproveitar desse método para a realização da gestão de recursos humanos, por exemplo.
Como funciona
Aderir ao outsourcing é muito simples, sendo esse um dos grandes motivos pelo qual esse método é tão utilizado.
Dessa forma, a parceria com um profissional terceirizado ocorre a partir de contratos, que podem ter as mais diversas durações.
Com isso, é possível firmar contratos de outsourcing para um único trabalho pré-determinado ou para a execução de atividades contínuas.
No caso das atividades contínuas, normalmente a contratação é semestral ou anual e firmada entre a empresa contratante e a empresa que irá oferecer o serviço.
Contudo, antes de aderir a terceirização é necessário encontrar um fornecedor que seja compatível com o tipo de trabalho a ser executado e que siga todas as regras pré-determinadas pelo contratante.
Assim, é possível evitar problemas posteriores, seja com a má execução dos trabalhos ou devido ao não cumprimento do contrato.
Vantagens 👍
O outsourcing apresenta uma série de vantagens para quem adere a essa metodologia.
O principal ponto positivo dessa prática é a redução de custos. Por mais que seja necessário realizar o pagamento da empresa contratada, de um modo geral os valores gastos são menores.
Isso é visto principalmente ao comparar os custos de uma terceirização com os pagos a um profissional contratado pelo regime CLT, por exemplo.
Além disso, não é preciso gastar com treinamentos e, dependendo do trabalho, nem com insumos para que ele possa ser realizado.
Mas não para por aí e outros pontos positivos do outsourcing são:
Melhores resultados
Quando se realiza uma terceirização dos serviços a parceria é firmada com uma empresa especializada em uma determinada área.
Deste modo, consegue-se alcançar melhores resultados, visto que os profissionais que estão executando as atividades são experts no assunto.
Redução de riscos
O outsourcing também é capaz de reduzir os riscos para as empresas contratantes.
Isso se deve ao fato de que os trabalhos de terceirização serão feitos por profissionais com formação adequada e totalmente capacitados para realizá-los.
Portanto, as chances de erros acontecerem são muito menores e a possibilidade de ocorrerem prejuízos também.
Aumento da produtividade
Ao realizar um outsourcing é possível manter o foco voltado totalmente para as atividades principais da empresa, sem precisar se preocupar com processos secundários.
Com isso, os gestores são capazes de se concentrar nos trabalhos que geram uma maior receita.
Outra vantagem é que os funcionários de cada setor poderão realizar as atividades que lhes competem sem distrações e é possível otimizar processos, criar novos produtos e muito mais.
Desvantagens 👎
Como nem tudo são flores, o outsourcing também apresenta algumas desvantagens e é necessário avaliá-las antes de optar por esse tipo de serviço.
Dessa forma, os principais problemas relacionados a terceirização são:
Diminuição dos postos de trabalho
Quando se contrata uma empresa para executar um determinado trabalho é comum que o profissional que o realizava anteriormente seja dispensado.
Essa é uma grande desvantagem do outsourcing, visto que pode causar insatisfação de funcionários e aumentar as taxas de desemprego.
Problemas na segurança
Para que possa executar o seu trabalho, a empresa terceirizada precisa ter acesso aos dados e informações da sua contratante.
Em determinados trabalhos isso pode não ser um problema, mas se eles estão relacionados a parte financeira e de gestão isso é um pouco mais complexo.
Portanto, antes de firmar uma parceria de outsourcing é fundamental avaliar a idoneidade da empresa que será contratada e acompanhar de perto as atividades que ela irá realizar.
Perda de controle
Acompanhar o trabalho da empresa terceirizada não é importante apenas para prevenir o vazamento de dados, mas também para checar se tudo está sendo feito da forma correta.
É bastante comum que os contratantes acabem confiando em seus parceiros e não confiram no dia a dia as suas tarefas.
No entanto, isso deve ser evitado e é sempre necessário checar como os trabalhos estão sendo executados e se o que está previsto em contrato está sendo cumprido.
Somente assim será possível evitar futuros problemas.
Exemplos clássicos de outsourcing
O outsourcing é empregado em diversas áreas e permite que os mais variados tipos de trabalho possam ser terceirizados.
Contudo, são encontrados alguns segmentos no qual ele é mais popular, são eles:
Contabilidade
Os escritórios de contabilidade existem há muitos anos e são bastante contratados por empresas que precisam de auxílio para cuidar da sua parte financeira, de arrecadação de tributos e afins.
Marketing
Para uma divulgação eficiente dos negócios, o marketing é fundamental e faz toda a diferença no crescimento de uma empresa.
Por conta disso, é muito comum que sejam buscadas agências de publicidade terceirizadas para a divulgação das empresas, sendo esse um tipo de terceirização bastante popular.
Recursos humanos
Realizar a gestão dos funcionários, executar folhas de pagamento e selecionar candidatos para vagas de emprego nem sempre é uma tarefa fácil e para uma pessoa só.
Devido a isso, diversas empresas optam por terceirizar o seu setor de recursos humanos para garantir que esse trabalho seja executado de forma correta, eficiente e muitas vezes mais barata.
Logística
Quem trabalha com a venda de produtos precisa investir em uma boa metodologia para que eles cheguem corretamente aos clientes.
Para isso existem as empresas de logística terceirizadas, que são responsáveis por realizar controle de estoque, entregas, saídas e outras atividades relacionadas a deslocamentos e armazenamentos.
Outsourcing para impressoras
Uma área que nem todos conhecem, mas que está em plena expansão, é a de outsourcing impressão, que consiste em terceirizar as impressões que são executadas por uma empresa.
Esse serviço tem como finalidade fornecer os equipamentos necessários para que seja possível imprimir e tirar cópias no dia a dia sem investir em impressoras e insumos para que elas funcionem.
A grande vantagem desse tipo de terceirização está relacionada ao fato de que não é preciso adquirir equipamentos de impressão, que muitas vezes possuem valor elevado, e nem se preocupar com reparos e manutenções.
Além disso, um outsourcing para impressoras não fornece apenas maquinário. Ele também realiza uma análise do dia a dia da empresa para determinar quais são as impressoras mais indicadas, como executar o gerenciamento dos documentos e muito mais.
Para quem é indicado o outsourcing de impressão
Basicamente o outsourcing impressão é indicado para todas as empresas que possuem elevadas demandas de impressão e buscam reduzir custos.
Contudo, ele é ideal para quem apresenta um fluxo de uso mais alto e imprime ou tira cópias de mais de 500 folhas por mês.
Esse serviço também é ideal para locais que precisam de impressoras específicas e que custam mais caro, pois assim não é necessário investir em uma dessas.
Quando não é indicado
Por mais que o outsourcing de impressão seja muito vantajoso, em algumas situações ele não é a melhor opção.
Sendo assim, conforme explicamos, para escritórios que possuem um fluxo de impressões inferior a 500 cópias/mês ele não é tão indicado e nesse caso vale mais a pena adquirir uma impressora simples.
Esse serviço também não é ideal para empresas que trabalham com a comercialização de cópias ou impressões. Nesses casos é mais interessante adquirir um equipamento próprio visando maiores lucros.
Implantação
A implantação de um serviço de outsourcing impressão em uma empresa é realizada em etapas e visa garantir o melhor resultado para o contratante.
Dessa forma, o primeiro passo desse processo consiste em uma análise das necessidades da empresa que receberá esse tipo de terceirização.
Nesse momento um analista irá verificar qual é a demanda do contratante, qual é o seu volume de impressão mensal, o que ele espera com esse serviço e assim por diante.
A partir disso será possível definir exatamente quais equipamentos são necessários para implantação no local.
Em seguida é feita uma proposta, que se for aceita irá estabelecer as diretrizes do contrato.
No contrato é especificado o tempo de prestação de serviço, o cronograma de instalação das impressoras, quais modelos serão disponibilizados, como será feita a manutenção e muito mais.
Após a assinatura do contrato é realizada a implantação dos equipamentos na contratante e o treinamento com a equipe que irá utilizá-los.
Depois que tudo estiver acertado, de tempos em tempos os técnicos da empresa contratada realizará visitas para a execução de manutenções preventivas e reposição de suprimentos.
Diferenças entre outsourcing e aluguel de impressoras
É muito comum que as pessoas confundam o serviço de outsourcing com o de aluguel de impressoras.
Porém, é preciso saber que existem algumas diferenças entre essas duas modalidades.
Deste modo, o aluguel de impressoras, como o próprio nome diz, consiste na simples locação de equipamentos de impressão e cópia para empresas.
Nele o contrato é estabelecido por períodos pré-determinados, o valor é cobrado a partir do número de cópias ou impressões que são realizadas e é fornecido ao contratante a manutenção e o abastecimento dos suprimentos para que a impressora funcione.
Por outro lado, o outsourcing impressão é mais completo e não oferece apenas equipamentos, mas sim soluções de gerenciamento. Nele é feita uma análise apurada, que visa determinar a necessidade de cada empresa.
Com isso, consegue-se saber a quantidade e o tipo exato de impressora para o local, quais são os melhores suprimentos para ele, como otimizar as impressões e assim por diante.
Portanto, pode-se dizer que o outsourcing de impressão é mais eficiente e garante soluções mais acertadas para quem busca terceirizar os seus trabalhos de impressão.
Considerações finais
O outsourcing é um serviço bastante vantajoso para as empresas e que pode ser aplicado em diversas áreas.
Bastante comum nos segmentos de contabilidade, marketing e recursos humanos, ele existe também na categoria de impressoras e é ideal para quem deseja otimizar o seu departamento de impressões.
Sendo assim, o outsourcing impressão permite aos contratantes reduzir custos e ter acesso aos equipamentos ideais conforme às suas necessidades.
Além disso, com esse tipo de terceirização não é necessário se preocupar com a compra de suprimentos para a impressora e nem com as manutenções, visto que está tudo incluso no contrato.
Portanto, se são essas características que você está buscando, invista nesse serviço.
Esperamos que tenha gostado desse artigo e até mais!
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